Secretario/a de Dirección ARAVACA
Misión
Asistir a la Dirección en la elaboración y preparación de documentos, filtrado de visitas y llamadas, en la canalización de las incidencias que le afecten, y a través de la planificación y organización de su agenda, reuniones y viajes. A la vez que asegurar el correcto cumplimiento de los procedimientos administrativos y el tratamiento de información sensible.
Responsabilidades
1. Programar la agenda del Gerente del centro con médicos, proveedores y clientes, empleados y resto del grupo hospitalario, planificando reuniones y, en su caso, haciendo un avance explicativo de cuál será su desarrollo. Gestionando y manteniendo actualizada la agenda de Dirección.
2. Atender al teléfono, filtrando las llamadas y la información para dirigirla al departamento correspondiente, o al gerente agendándole una cita si fuera necesario.
3. Atender personalmente a clientes y visitas, realizando la acogida inicial y coordinando la reunión según la información facilitada por la Dirección en el caso de visitas programadas. Organizar reuniones y audiencias.
4. Dar soporte al gerente en el diseño y maquetación de documentos, colaborando en la elaboración del contenido y de informes cuando las circunstancias lo requieran.
5. Custodiar y tramitar documentación interna y externa con información sensible, atendiendo especialmente al (sigilo) secreto profesional. Ordenar y mantener actualizado el archivo.
6. Asegurar el correcto cumplimiento de los procedimientos administrativos llevando a cabo un seguimiento, así como la preparación y elaboración de contratos de acuerdos con proveedores/colaboradores y con los profesionales y asociaciones médicas.
7. Elaborar y tramitar las ofertas para las licitaciones con las Administración Pública y Mutuas, delegando la validación del apartado económico.
8. Realizar las compras de material de oficina e imprenta, llevando a cabo un control del stock, la búsqueda de presupuestos, y (haciendo la validación de) validando éstas según la escala del importe.
9. Tramitar las liquidaciones de los Partner, pidiendo el registro de captación de Privex y a través de qué colaboradores a han llegado.
10. Garantizar el cumplimiento de los requisitos de la Joint Commission del personal médico tanto del empleado actual como del de nuevo ingreso, haciendo revisión de la documentación requerida.
Formación Específica
No requerida.
Principales conocimientos técnicos
• Gestión administrativa.
• Capacidad de análisis de información.
• Destrezas organizativas.
• Habilidades sociales y atención al cliente.
